Come organizzare il trasloco dell’ufficio
Il trasloco di un ufficio si differenzia da quello di un appartamento in modo significativo, sia per il materiale che va trasportato sia perché sono coinvolte più persone, quando ci sono dipendenti. Ecco perché è importante organizzarsi per tempo e adottare una strategia articolata, affinché tutto si svolga con velocità e poco disagio per coloro che sono coinvolti.
Trasloco dell’ufficio: da dove cominciare?
Per prima cosa, è importante che l’organizzazione del trasloco sia il più possibile strutturata in modo che tutti partecipino e non ci sia l’accentramento verso una persona sola. Naturalmente sarà necessario nominare un referente responsabile che possa avere contezza di tutti i lavori in corso e che svolga un’operazione di sintesi di tutte le attività, ma è consigliato rendere autonomi i dipendenti in merito al loro spazio e ai loro oggetti personali.
Non solo: se ci sono più aree di competenza all’interno dell’ufficio, è bene che ciascuna sia seguita da colui o colei che se ne occupa, perché saprà con esattezza cos’è utile e cosa si può eventualmente eliminare, per alleggerire il trasloco. Di fatto questa può essere un’occasione per smaltire molto materiale inutile e per riorganizzare la vita burocratica dell’ufficio, dal momento che durante la normale routine quotidiana, manca sempre il tempo per poterlo fare.
L’imballaggio del mobilio e degli strumenti informatici
Ogni dipendente dovrà essere munito di scatole e strumenti di imballaggio per poter autonomamente gestire le proprie cose e il proprio lavoro, dopodiché si presume che, oltre al materiale cartaceo, ce ne sia molto di tipo informatico, come computer e stampanti professionali. Questi dispositivi necessitano di un imballaggio particolare perché si tratta di materiali delicati che nel trasporto potrebbero venir danneggiati. È importante quindi scegliere un’impresa di traslochi che si occupi di smontaggio, imballaggio e rimontaggio di mobili e attrezzature e che sappia come trattare gli elementi in modo specifico. Questo lavoro andrà fatto per tempo, perché richiede un po’ di attenzione in più e dà anche l’opportunità di fare una selezione di tutto ciò che è indispensabile e di liberarsi eventualmente di materiale obsoleto e inutile. Una volta imballate, le scatole non dovranno essere anonime: si dovrà scrivere sopra cosa contengono ed eventualmente contrassegnarle con la dicitura “fragile” dove necessario e indicare se il materiale appartiene a qualcuno in particolare, scrivendo il nome della persona di riferimento.
Trasloco dell’ufficio a Roma: la tabella di marcia step by step
Una volta nominato il referente per il trasloco e le rispettive competenze, è bene organizzarsi seguendo una serie di step consecutivi al fine di ottimizzare il lavoro, risparmiare tempo e facilitare la vita all’impresa di traslochi per uffici a Roma che dovrà essere in grado di affrontare le peculiarità di questa tipologia di trasloco.
Solitamente, una buona ditta di traslochi è in grado di portare a termine il lavoro in giornata, per cui è importante che si arrivi al fatidico giorno ben organizzati. Prima di spostare tutto sarà necessario aver già effettuato tutti i collegamenti previsti per una nuova sede: impianti di gas e luce, acqua e soprattutto la rete internet, affinché questa sia operativa fin dal primo giorno nel nuovo ufficio. Si può quindi procedere nel seguente modo:
- il referente, facendosi aiutare dai vari responsabili, redigerà un inventario del materiale presente in ufficio;
- i dipendenti saranno responsabilizzati nel prendersi cura dei propri effetti personali e del proprio materiale da lavoro;
- i dipendenti comunicheranno in fase di inventario ciò che è loro utile e ciò che può essere buttato;
- il referente comunicherà alla ditta di traslochi cosa può essere eliminato e portato allo smaltimento;
- i dipendenti e il responsabile faranno un sopralluogo dei nuovi spazi e comunicheranno al referente come preferiscono organizzare la loro specifica area di lavoro;
- il referente comunicherà le informazioni raccolte dai dipendenti e dal titolare sulla disposizione di tutto nel nuovo ufficio.
Seguendo questi pochi consigli, il trasloco avverrà in modo rapido ed efficiente. Fondamentale però è scegliere impresa di traslochi per uffici a roma come Traslocare Roma che sappia quali siano le dinamiche da mettere in atto in questi casi e che possa collaborare al meglio con tutti gli attori protagonisti di quest’impresa.