Autorisponditori: cosa sono e quando sono utilizzati

Al giorno d’oggi l’utilizzo delle e-mail per introdurre nuovi prodotti e/o servizi sul mercato è una delle tecniche maggiormente utilizzate, l’uso di sistemi di autorisponditori, appunto, è un metodo sempre più usato dalle aziende.

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Il termine “autorisponditore” sta ad indicare un programma di risposta automatica ad un determinato messaggio. É fondamentalmente una falsa casella e-mail che invia posta ad una reale casella e-mail e alla risposta del mittente invia un’ulteriore messaggio con un testo precedentemente creato.

I messaggi di risposta automatica sono comunemente usati nei processi di e-mail marketing e vengono inviati come risposta automatica dopo che un visitatore decide di iscriversi alla lista di corrispondenza e-mail.

Le campagne di e-mail marketing generano più affari di molti altre forme di marketing. A seconda dell’autorisponditore utilizzato e delle sue funzionalità si possono scegliere di inviare messaggi di risposta automatica
sia in modo attivo che in modo passivo. Si può, inoltre, scegliere la quantità di messaggi inviati e il momento stesso dell’invio.

L’utilizzo del messaggio di autorisposta è un comodo ed importante metodo per seguire gli iscritti alla propria lista di corrispondenza e-mail e per garantire ai propri clienti un sistema di risposta facile e veloce.

Un programma di e-mail a risposta automatica permette di effettuare un invio massiccio di e-mail (anche contemporaneamente e senza essere bloccato, come accade con le classiche e-mail), permette di modificare la grafica dei vari moduli di iscrizione alla propria lista di corrispondenza elettronica in modo da poter raggiungere diverse nicchie di clienti, e, permette anche di verificare se l’e-mail verrà segnalata come “spam” dalle diverse caselle di posta elettronica dei mittenti così da poter evitare che venga bloccata o non recapitata correttamente.

A volte il programma dell’autorisponditore è abbastanza potente ed efficace da poter fornire varie e-mail e arrivare persino a vendere la propria merce; poiché dando informazioni mirate e veritiere si riuscirà di conseguenza a vendere la propria merce o i propri servizi.

Gli autorisponditori di oggi si sono evoluti in efficaci strumenti utilizzati nel mondo del marketing:

il sistema degli autorisponditori è molto utile anche per pubblicizzare o lanciare sul mercato nuovi prodotti grazie alle sue forti doti persuasive, dovute allo stile di scrittura, che si decide di impostare e alla capacità di poter inviare messaggi di risposta automatica a vari contatti in specifici momenti.

É utile, inoltre, per riuscire a coinvolgere i propri seguaci (cercando di mantenere sempre alto l’interesse e quindi fidelizzare i clienti e/o seguaci nel tempo) o per cercare di riconquistare vecchi iscritti (che per vari motivi hanno scelto di non seguire più l’attività), per fornire informazioni importanti sulla propria azienda o sul servizio che si offre, per ottenere ulteriori informazioni riguardanti i propri seguaci (come ad esempio il numero di telefono o l’indirizzo) e anche per promuovere ipotetici e aggiuntivi canali di contatto e/o Social Media.

Durante le campagne di vendita, gli autorisponditori, se ben utilizzati possono essere molto utili nell’aumentare i clienti e i profitti di un’azienda. Solitamente, la funzione di risposta automatica dei vari autorisponditori è abbastanza flessibile poiché si può, oltre che scegliere e impostare l’ora e il giorno di invio del messaggio, modificare il testo, in modo da poterlo adattare ad ogni scopo.

I programmi di risposta automatici spesso offrono un periodo di prova, inoltre, possono essere sia gratuiti che a pagamento, solitamente all’iscrizione sono quasi tutti gratuiti ma con l’aumento dei contatti a cui inviare messaggi si inizia a pagare una quota mensile.

Se non si ha fretta nell’iniziare ad utilizzare questa tecnica si potrebbe addirittura, con pazienza e tempo da dedicare, imparare a crearli in maniera autonoma, al contrario, se c’è bisogno di essere operativi nel più breve tempo possibile ci si può rivolgere ai vari programmi di creazione di risposta automatica presenti sul web.

Il messaggio di un autorisponditore dovrebbe essere formato sempre dallo stesso schema di scrittura:

• Nome dell’autorisponditore (bisogna indicare il nome dell’autorisponditore e non il dominio)
• Nome della casella e-mail che riceverà i messaggi (bisogna indicare l’indirizzo di posta elettronica reale sul quale si desidera inviare i messaggi dell’autorisponditore)
• Oggetto e corpo del messaggio (bisogna scrivere l’oggetto e il corpo, solitamente con uno stile accattivante e persuasivo, proprio per attirare l’attenzione dei clienti; il contenuto è infatti, una parte molto importante, deve essere quindi curato e di qualità, deve focalizzarsi sugli interessi e sulle preferenze dei contatti)
• Firma (bisogna sempre firmare in fondo al messaggio; la firma dovrebbe essere formata dal proprio nome, il nome dell’azienda, il link dell’azienda e sarebbe opportuno includere anche un link che dia la possibilità a chi riceve il messaggio di cancellarsi dalla lista di corrispondenza e-mail)

I risponditori automatici danno la possibilità alle attività di attuare una comunicazione costante e non invasiva che permette ai clienti di ricordarsi in modo positivo di quella determinata azienda o servizio.

Si possono utilizzare i messaggi di risposta automatica anche per impostare la posta elettronica aziendale durante periodi di assenza, come ad esempio le vacanze natalizie e/o estive, in modo da poter dare ai clienti le informazioni necessarie per poter essere contattati nuovamente in un secondo momento; quindi una volta impostato l’autorisponditore, questo invierà, a tutti i contatti della lista di corrispondenza aziendale che proveranno a contattare l’azienda, un messaggio per avvisare l’interlocutore dell’impossibilità momentanea di rispondere e le varie ed eventuali specifiche per poter essere ricontattati successivamente.

In conclusione usare gli autorisponditori è semplice se si conosce il meccanismo che sta alla loro base; è un metodo rapido e facile da utilizzare per poter dare assistenza e informazioni ai propri clienti, per poter attirare nuove persone nella propria lista di corrispondenza, per poter lanciare sul mercato nuovi prodotti e servizi e scoprire velocemente il riscontro della clientela.

L’autorisponditore aumenta il valore di chi ne fa uso, dando ai contatti un’idea di serietà, disponibilità e velocità di risposta dell’attività: doti essenziali, al giorno d’oggi, di una buona attività.