Come effettuare la conversione digitale dei dei documenti?
La tematica della conservazione digitale dei documenti (approfondisci https://www.savinosolution.com/) è sempre più argomento di discussione sia in merito alla pubblica amministrazione che le aziende. Con questo termine ci si riferisce alle attività e processi che hanno il compito di conservare i documenti nel tempo. Ciò avviene con l’impiego di determinate tecnologie e nel rispetto di specifiche norme. Per certe tipologie di documenti la conservazione digitale risulta obbligatoria. Si tratta dei documenti che vengono prodotti dalla pubblica amministrazione e che possono essere sia nativi digitali che originali cartacei.Fanno parte di questa categoria anche le fatture elettroniche e certi documenti aziendali.
Chi adotta la conservazione digitale può ottenere molteplici benefici. In questo modo viene per prima cosa garantita l’autenticità e anche l’integrità del documento informatico.
Conservazione digitale dei documenti: cos’è l’AGID?
L’AGID è l’agenzia per l’Italia Digitale e consiste nel dipartimento ministeriale che gestisce la fase di transizione al digitale. In modo particolare si propone di promuovere sul territorio italiano l’utilizzo di tecnologie digitali nell’ambito dell’organizzazione del settore della pubblica amministrazione e del suo rapporto con le imprese e i cittadini. Nel dettaglio l’agenzia produce delle linee guida con regole, standard e guide tecniche. Inoltre programma e coordina le attività svolte dalle amministrazioni con l’uso tecnologico. Le attività svolte dalla amministrazioni vengono monitorate dall’agenzia.
Infine ha la facoltà di riconoscere società accreditate che sono dotate di un riconoscimento giuridico nell’ambito delle leggi e norme che è necessario rispettare in relazione ai diversi adempimenti di tipo digitale che devono essere fatti dalle aziende.
Per le aziende che hanno la necessità di convertire la propria documentazione in digitale il consiglio è quello di rivolgersi ad una società di consulenza che sia accreditata dall’AGID. In questo modo si ha la certezza che quanto viene fatto è conforme con le leggi e le norme in vigore ora ma anche in futuro. Tra queste è da segnalare la Savino Solution che consente di digitalizzare la propria impresa attraverso un pacchetto di soluzioni affidabili derivanti dall’esperienza in tecnologie informatiche.
In questo modo si è sicuri di utilizzare quelle soluzioni che risultano conformi con il quadro normativo in vigore. Inoltre la società è riconosciuta dall’autorità di vigilanza europea come Trust service provider. Scegliendo una soluzione di questo tipo di possono ottenere importanti vantaggi. Uno di questi è la possibilità di avere a disposizione dell’azienda una sola persona che si occupa di diversi compiti come la definizione e gestione di tutti i processi relativi a questa operazione.
Inoltre in questo modo si ha il monitoraggio del sistema di digitalizzazione in modo che la sua funzionalità sia corretta. Infine è possibile avere periodicamente una revisione dell’integrità e della leggibilità degli archivi. Ma non è tutto, così facendo si possono ottenere anche interessanti benefici sia dal punto di vista economico che da quello operativo. Gli archivi cartacei infatti hanno dei costi di gestione alti. Molto interessante è poi anche la possibilità di rintracciare i documenti velocemente.
